Untuk mengumpulkan dapatan, susun nota anda mengikut apa yang pembaca mahu tahu, kemudian beri setiap kumpulan satu tajuk kecil yang menamakan kandungannya. Laporan lebih mudah dibaca apabila fakta berkaitan berada bersama, dan lebih mudah dinilai apabila organisasinya kelihatan.
Kemahiran ini muncul pada peringkat perancangan mana-mana laporan atau jawapan panjang dalam laporan dan jawapan panjang. Ia juga membantu dalam e-mel dan artikel, tempat setiap perenggan perlu ada satu tugas yang jelas.
Bagaimana anda memutuskan apa yang patut berada bersama?
Dua nota patut berada bersama apabila keduanya menjawab soalan yang sama untuk pembaca. “Library closes at 1.30 p.m.” dan “Students want it open after school” kedua-duanya menjawab soalan “Bilakah pelajar boleh menggunakannya?”. Kedua-duanya patut berada di bawah satu tajuk.
Tajuk kecil itu berguna apabila pembaca boleh meneka kandungannya daripada tajuk sahaja. “Opening hours” berfungsi. “Point 1” dan “Other” tidak.
Cara mengumpulkan nota, langkah demi langkah
- Baca semua nota sekali tanpa menulis apa-apa.
- Tanya siapa pembacanya dan keputusan apa yang perlu mereka buat. Majlis sekolah memerlukan kumpulan yang berbeza daripada rakan sekelas.
- Tandakan nota berkaitan dengan huruf atau warna yang sama.
- Namakan setiap kumpulan dengan frasa nama yang pendek, seperti “Study space”.
- Semak saiz. Sasarkan tiga atau empat kumpulan. Satu nota yang bersendirian biasanya patut bergabung dengan kumpulan lain, dan kumpulan sepuluh nota biasanya patut dipecahkan.
- Susun kumpulan dalam tertib yang logik, biasanya yang paling penting atau paling umum dahulu.
Contoh berhuraian
Tugasan: laporan kepada majlis sekolah tentang cara pelajar Tingkatan 4 menggunakan kantin. Anda membuat nota ini selepas bercakap dengan 24 pelajar.
- Queue takes 15 minutes or more
- Nasi lemak sells out by 10.30 a.m.
- Only one payment counter
- Few vegetable dishes
- Tables too close together
- Students bring food from home on busy days
- Not enough seats at recess
Langkah 1, baca: nota ini tentang menunggu, makanan dan ruang.
Langkah 2, pembaca: majlis mahu tahu apa yang perlu diubah, jadi kumpulan patut menunjuk kepada perkara yang boleh mereka ubah.
Langkah 3, tandakan:
- Waiting: queue takes 15 minutes or more; only one payment counter
- Food: nasi lemak sells out by 10.30 a.m.; few vegetable dishes; students bring food from home on busy days
- Space: tables too close together; not enough seats at recess
Langkah 4, namakan: “Queues and payment”, “Food choices”, “Seating space”.
Langkah 5, semak saiz: tiga kumpulan, setiap satu dengan dua atau tiga nota. Baik.
Langkah 6, susun: giliran dahulu, kerana itulah aduan yang paling kerap.
Kini rancangan itu menjadi tiga bahagian pendek yang boleh ditindak oleh majlis, bukannya tujuh komen yang bertaburan.
Kesilapan yang perlu diawasi
Kesilapan lazim ialah membuat satu tajuk bagi setiap nota, atau meletakkan kumpulan lebihan di hujung bernama “Other”.
Rancangan yang salah: Queue / Nasi lemak / Payment / Vegetables / Tables / Food from home / Seats / Other
Ada tujuh tajuk untuk tujuh nota, jadi tiada apa yang dikumpulkan dan pembaca masih perlu menyusun idea itu sendiri.
Pembetulannya ialah bertanya “soalan apakah yang dijawab oleh nota ini?” dan menggabungkan nota yang menjawab soalan yang sama. Jika sesuatu nota benar-benar tidak sesuai di mana-mana, mungkin ia tidak patut berada dalam laporan. Paparan banding semakan penulisan berguna untuk membandingkan rancangan lama dengan yang dikumpulkan semula.
Semak diri
1. Kumpulkan nota ini kepada dua tajuk dan namakannya: “Hall is hot at midday”, “Microphone often fails”, “Seats are hard”, “Sound echoes at the back”.
Show answer
Satu jawapan yang mungkin: Comfort (hall is hot at midday; seats are hard) dan Sound quality (microphone often fails; sound echoes at the back). Nama lain diterima jika setiap tajuk menerangkan kandungan dan setiap nota mempunyai tempat yang jelas.
2. Adakah “Other points” tajuk yang berguna? Beri sebab.
Show answer
Tidak. Ia tidak memberitahu pembaca apa yang dijangka, dan biasanya menyembunyikan nota yang tidak pernah disusun. Tajuk yang lebih baik menamakan kandungan, seperti “Transport to school”.
3. Sebuah laporan mempunyai sepuluh nota dan enam tajuk, setiap satu dengan satu atau dua nota. Apakah yang patut dicuba?
Show answer
Gabungkan tajuk yang menjawab soalan pembaca yang sama, dengan sasaran tiga atau empat kumpulan. Contohnya, dua tajuk tentang masa menunggu dan panjang giliran boleh menjadi satu tajuk bernama “Queues”.
Ke mana pelajaran ini membawa anda
Setelah kumpulan anda jelas, langkah seterusnya ialah mengasingkan fakta daripada cadangan, yang dibincangkan dalam bezakan pemerhatian daripada cadangan. Anda kemudian boleh menguji seluruh modul dengan set latihan laporan.
Sesetengah pelajar merancang dengan baik semasa berlatih tetapi tergamam apabila tugasan sebenar mempunyai pembaca yang agak berbeza. Guru dalam tuisyen English as a Second Language satu dengan satu dalam talian boleh memberi tugasan baharu dan memerhati cara anda memilih kumpulan.