客户无力或不肯付款时，企业会冲销这笔账：借记坏账（费用），贷记该客户的应收账款账户。客户的余额归零，利润按冲销金额减少。
这项技能是应收账款与坏账准备的起点，并直接连到总账练习工具里的借贷规则。
为什么冲销需要两笔记录？
企业赊销时，记录了一项资产：别人欠它的钱。只有在企业有望收到现金时，应收账款才算资产。
一旦判断这笔钱已经收不回来，两件事随之改变。资产变小了，所以贷记客户账户。企业也蒙受了损失，所以借记一项费用。
每一笔分录依然是借方与贷方金额相等。
记录冲销的步骤
- 确认客户和确切金额，也就是不会被收回的那部分。依据题目中的通知或指示。
- 借记坏账。 这是费用账户，期末会转入损益表（income statement）。
- 贷记客户账户，也就是应收账款分类账中的账户。
- 检查客户余额。 若全部余额都被冲销，账户结清为零。
- 期末把坏账的总额转入损益表。
例题
Seri Murni Hardware 在 3 月 15 日赊销货品给 Tan Brothers，金额 RM640。9 月 30 日，老板得知 Tan Brothers 已结业，无力付款。全部 RM640 被冲销。
**步骤 1：**金额是 RM640，客户是 Tan Brothers。
**步骤 2：**借记坏账 RM640。
**步骤 3：**贷记 Tan Brothers RM640。
两个分类账账户如下。
| Tan Brothers（应收账款分类账） | RM | RM | |
|---|---|---|---|
| 3 月 15 日 销售 | 640 | 9 月 30 日 坏账 | 640 |
| 640 | 640 |
| 坏账 | RM | RM | |
|---|---|---|---|
| 9 月 30 日 Tan Brothers | 640 | 12 月 31 日 损益表 | 640 |
| 640 | 640 |
每个账户的借方与贷方相等，这笔分录有一个借方（RM640）和一个贷方（RM640）。与 Tan Brothers 付款的情况相比，店铺当年的利润少了 RM640。
如果之后收回了一部分钱呢？
假设 Tan Brothers 的老板变卖设备，在 11 月付了 RM150。分两步记录。先恢复该金额：借记 Tan Brothers RM150，贷记收回坏账 RM150。
然后记录现金：借记银行 RM150，贷记 Tan Brothers RM150。
第一步把收回的款项当作收入；第二步是正常的收款。客户账户再次回到零。
要小心的错误
常见的失误是贷记银行，或借记销售账户，理由是”这笔销售其实没有发生”。
**错误分录：**借记销售 RM640，贷记 Tan Brothers RM640
学生以为这笔销售应该被取消。
销售确实发生了，货物也已离开店铺。这笔损失是赊销经营的成本，不是被取消的销售。
应使用费用账户，也就是坏账。借记销售只会压低收入，而不是把损失显示为费用。
自我检测
先在纸上做，再打开答案。
1. 某客户账户显示欠款 RM275，老板决定这笔钱不会收回。写出借贷分录。
显示答案
借记坏账 RM275。贷记客户账户 RM275。
2. 第 1 题的冲销使利润变化多少？应收账款总额又怎样？
显示答案
利润减少 RM275，因为记录了 RM275 的费用。应收账款总额也减少 RM275。
3. 应收账款分类账总额为 RM12,400。随后冲销了 RM275 和 RM125 两笔坏账。新的总额是多少？
显示答案
RM12,400 − RM275 − RM125 = RM12,000。
接下来学什么
下一课从一笔已知的损失，进入一项审慎的估计：根据给定政策计算坏账准备。想把两者一起练习时，请用应收账款与坏账准备练习集。
学生常常在 T 型账户画出来之后就明白，但题目只给一句话时就犹豫。这正是经验丰富的老师可以陪你练的地方，详见线上一对一会计补习。