复制后的公式出错,原因几乎总是引用在不该移动时移动了,或在该移动时没有移动。诊断就是读公式,而不是猜。下面这张虚构的表格展示了方法。
怎样诊断复制后的公式?
- 看症状。 零、
#DIV/0!之类的错误、偏小的合计,或循环引用警告。 - 点击第一个出错的单元格,在公式栏读出它的公式。
- 与最后一个正确的单元格里的公式比较。 找出移位的引用。
- 问自己它应该怎样: 移动,还是保持固定?
- 修正、重新复制,并心算核对一个数值。
例题
一张虚构的每日销售表:B2:B5 是 120、95、140 和 105。B6 是 =SUM(B2:B5),即 120 + 95 + 140 + 105 = 460。C 列要显示每天占合计的比例。
尝试: 学生在 C2 输入 =B2/B6,得 120 ÷ 460 = 0.261,即 26.1%。看起来对。往下复制后,C3 变成 =B3/B7。B7 是空的,所以 C3 显示 #DIV/0!,下面的格子也一样。
诊断: C2 和 C3 的不同在于两个引用都往下移了。分子 B3 应该移动,但除数 B6 是合计,必须固定。
修正: C2 改成 =B2/B$6。因为公式只往下复制,锁住行就够了。再次往下复制:
- C3:95 ÷ 460 = 20.7%
- C4:140 ÷ 460 = 30.4%
- C5:105 ÷ 460 = 22.8%
心算核对: 26.1 + 20.7 + 30.4 + 22.8 = 100.0%。如果各占比相加是 100%,说明除数用得一致。
要留意的错误
错误的修正: 学生在每个单元格重新输入
=B3/460。今天占比是对的,但如果某天的销售额改了,合计就对不上了。公式又被固定死了。
用合计单元格取代输入的数字,并把它锁住。另一个常见错误,是合计的范围不小心包含了合计本身:如果 B6 里的 =SUM(B2:B5) 被复制到 B7,会变成 =SUM(B3:B6),丢掉了 B2,还把 B6 里旧的合计当成一笔销售。复制合计后,一定要检查范围的两端。
自我检测
先自己做,再打开每个答案。
1. =SUM(C2:C4) 在 C5。把它复制到 C6。C6 里的公式是什么?有什么问题?
显示答案
变成 =SUM(C3:C5)。范围往下滑了一行,漏掉了 C2,还把 C5 里的合计也算了进去。
2. =B2*$E1 在 C2,复制到 C4。变成什么?会出什么问题?
显示答案
变成 =B4*$E3。列被锁住但行没有,所以 E1 移到了 E3,那里很可能是空的,结果多半是 0。正确写法是 $E$1。
3. =SUM(B2:B5) 在 B6,复制到 D6。公式变成什么?对吗?
显示答案
变成 =SUM(D2:D5)。只有当 D 列放的是要合计的数字时才对。范围随着列移动,这通常正是你想要的。
接下来学什么?
试试电子表格公式练习,它把五项技能混在一起。如果问题出在锁定,请回顾绝对引用,并用电子表格引用练习格练习预测。回到单元首页:电子表格公式。
如果自己诊断时仍像在猜,我们的老师可以在ICT 线上一对一补习中与你现场练习。