会计软件会自动平衡，为什么还要检查证据？

软件为每笔分录过账一借一贷，所以即使分录有错，总额也会相符。平衡的分类账只说明算术一致，不能证明交易真的发生或科目选对了。原始凭证才为分录提供支持。

什么算是分录的证据？

与日期、金额和交易方都相符的原始凭证：发票、收据、贷项通知单、银行对账单的一行、工资记录或协议。银行流水里的标签并不够，因为它只能说明钱动过。

不要删除或无视这笔分录。把它标记为未获支持，索取凭证，在确认之前不要依赖这个数字。如果交易无法解释，应该告知负责的人。

自动分类账输出是软件根据银行流水或扫描的文件生成的一组分录。技巧在于把每笔分录与本应支持它的原始凭证对照，并标出没有凭证的分录。

本课属于概念、道德与不断变化的实务，与原始凭证与初始记录的概念相关。这里所有数字都是虚构的。

复式记账意味着每次过账的借方和贷方相等。软件会强制这一点，所以即使选错了科目，或者那笔交易根本不是销售，试算表依然会平衡。

平衡检验的是算术，证据检验的是真实性。

Kedai Bunga Melur 三月初银行里有 RM5,000。软件导入了这些分录。

日期	银行分录	金额（RM）	软件科目	找到的凭证
3 月 3 日	收款	1,250	销售	销售发票 0412
3 月 5 日	付款	480	文具	无
3 月 9 日	付款	3,000	工资	无
3 月 12 日	收款	600	销售	无
3 月 15 日	付款	275	租金	租金发票

**步骤 1，期末银行余额。**收款：1,250 + 600 = 1,850。付款：480 + 3,000 + 275 = 3,755。期末余额 = 5,000 + 1,850 − 3,755 = RM3,095。

**步骤 2，已获支持的分录。**3 月 3 日的收款（1,250）和 3 月 15 日的付款（275）都有相符的凭证。

**步骤 3，未获支持的分录。**3 月 5 日的付款（480）、3 月 9 日的付款（3,000）和 3 月 12 日的收款（600）没有凭证。未获支持的付款合计 480 + 3,000 = RM3,480，未获支持的收款为 RM600。

步骤 4，可能出了什么问题。

**步骤 5，建议。**在认定利润可靠之前，先索取收据、工资记录，并要求解释那笔 RM600。合计有 RM4,080（3,480 + 600）的资金变动没有证据，占当月资金往来总额 RM5,605（1,850 + 3,755）的很大一部分。

核对：3,480 + 600 = 4,080。1,850 + 3,755 = 5,605。

错误答案：“试算表平衡了，所以分类账是正确的。”

平衡只说明借方等于贷方。科目选错、凭证缺失或私人交易，都照样能平衡。正确做法是把分录与原始凭证对照，并把”总额相符”与”分录有证据支持”区分开来。

1. 一家公司银行里原有 RM2,000。它收到 RM750，并付出 RM1,100 和 RM400。求期末余额。

查看答案

付款 = 1,100 + 400 = 1,500。期末余额 = 2,000 + 750 − 1,500 = RM1,250。

2. 银行流水显示一笔 RM900 的付款，科目为”维修”。唯一的文件是报价单。够吗？应该索取什么？

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不够。报价单只是要约，不能证明工作已完成并已付款。应索取与日期和金额相符的供应商发票或收据。

3. 说出一个理由，解释为什么软件记为销售、金额 RM600 却没有发票的分录可能是错的。

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它可能是老板投入的资金（资本）或贷款，也可能是供应商退回的款项。如果是这样，记为销售就会使销售和利润多计。

新技术也会带来新的大纲问题，而正确答案取决于你所考的年份。接下来学习检查适用的 2027 范围，然后做概念与道德练习题。复式记账与分类账训练器可以帮你过账这些分录并观察影响。

如果你觉得核对证据是额外的功夫，而不是答案的一部分，线上一对一会计补习的老师可以用你自己的例子培养这个习惯。