Dokumen sumber ialah kertas yang membuktikan sesuatu urus niaga berlaku, dan catatan ditulis daripada dokumen yang menunjukkan apa yang sebenarnya dipersetujui dan terhutang. Sesetengah kertas memulakan catatan. Yang lain hanya mendahuluinya.
Kemahiran ini berada di permulaan bukti sumber dan catatan asal. Ia muncul lagi setiap kali anda berdepan buku harian, lejar atau soalan yang bertanya “daripada dokumen manakah catatan ini dibuat?”
Dokumen mana yang memulakan catatan, dan mana yang tidak?
Bayangkan satu pembelian sebagai cerita pendek. Pembeli bertanya harga, membuat pesanan, menerima barang, dikenakan bayaran, kemudian membayar. Hanya sebahagian langkah itu mewujudkan sesuatu yang perniagaan hutang atau miliki.
| Dokumen | Dikeluarkan oleh | Apa yang ditunjukkan | Memulakan catatan? |
|---|---|---|---|
| Sebut harga | Penjual | Harga yang ditawarkan | Tidak |
| Pesanan belian | Pembeli | Permintaan untuk membeli | Tidak |
| Nota penghantaran | Penjual | Barang dihantar | Disemak dengan pesanan, tiada catatan dalam kebanyakan kursus |
| Invois | Penjual | Barang dijual secara kredit dan jumlah terhutang | Ya, buku harian belian atau jualan |
| Nota kredit | Penjual | Barang dipulangkan atau potongan diberi | Ya, buku pulangan |
| Resit | Penjual | Wang diterima | Ya, buku tunai |
| Kaunterfoil cek | Pembayar | Pembayaran ditulis | Ya, buku tunai |
Bagaimana memilih dokumen?
- Tanya apa yang berlaku. Adakah wang diminta, barang dihantar, barang dicaj, barang dipulangkan atau wang dibayar?
- Tanya sama ada ada jumlah yang kini terhutang atau dimiliki. Hanya ketika itu catatan diperlukan.
- Padankan peristiwa dengan dokumen yang membuktikannya, menggunakan jadual di atas.
- Perhatikan siapa yang mengeluarkannya. Sekeping kertas yang sama ialah invois jualan bagi penjual dan invois belian bagi pembeli.
Contoh berlangkah
Aina Rahman menjalankan Aina Stationery, sebuah kedai milik tunggal. Dalam satu minggu, peristiwa ini berlaku dengan pembekalnya, Bintang Paper Supplies.
- Aina bertanya harga 40 rim kertas. Bintang membalas dengan sebut harga RM12 satu rim.
- Aina menghantar pesanan belian untuk 40 rim.
- Rim kertas tiba bersama nota penghantaran. Aina mengira 40 dan mengesahkannya.
- Bintang menghantar invois 2041: 40 rim pada harga RM12 ialah RM480, tolak diskaun perdagangan 10% iaitu RM48, maka RM432 terhutang.
- Lima rim rosak. Bintang menghantar nota kredit 305 untuk 5 rim pada harga RM12 tolak 10%: RM60 tolak RM6, iaitu RM54.
- Aina membayar baki, RM432 tolak RM54, iaitu RM378, dengan cek. Kaunterfoil cek merekodkannya.
Langkah 4, 5 dan 6 memulakan catatan.
Invois masuk ke buku harian belian, nota kredit ke buku pulangan belian dan kaunterfoil ke buku tunai. Sebut harga, pesanan dan nota penghantaran ialah semakan yang berguna tetapi tidak merekod apa-apa yang terhutang.
Semak wang: 480 − 48 = 432, 60 − 6 = 54 dan 432 − 54 = 378.
Kesilapan yang perlu dielakkan
Kesilapan lazim ialah merekod belian daripada pesanan belian.
Catatan yang salah: Belian RM480, diambil daripada pesanan untuk 40 rim pada harga RM12.
Pesanan ialah apa yang Aina mahu, bukan apa yang Bintang caj. Ia mengabaikan diskaun perdagangan 10%, maka belian terlebih nyata sebanyak RM48.
Pembetulannya ialah menulis catatan daripada invois 2041, yang menunjukkan jumlah bersih RM432. Amalkan tabiat membulatkan jumlah yang terhutang pada dokumen, bukan jumlah yang dipesan.
Semak kendiri
Cuba soalan ini, kemudian buka setiap jawapan.
1. Seorang pelanggan menulis surat kepada Aina bertanya harga 30 fail. Aina membalas dengan harga bertulis. Dokumen apakah balasannya, dan adakah catatan diperlukan?
Lihat jawapan
Balasannya ialah sebut harga. Tiada barang dijual dan tiada apa yang terhutang, jadi tiada catatan diperlukan.
2. Aina menerima dokumen daripada Bintang yang menyatakan dia dicaj RM270 untuk barang yang dihantar secara kredit. Namakan dokumen itu dan buku tempat ia mula-mula dicatat.
Lihat jawapan
Ia ialah invois. Bagi Aina, yang membeli barang itu, ia mula-mula dicatat dalam buku harian belian.
3. Aina menulis cek bernilai RM378. Dokumen apakah yang menjadi bukti, dan ke buku manakah ia dicatat?
Lihat jawapan
Kaunterfoil cek ialah buktinya. Pembayaran dicatat dalam buku tunai.
Ke mana seterusnya
Seterusnya, lihat bagaimana invois dan nota kredit mengubah jumlah ke arah bertentangan. Anda juga boleh berlatih bahagian lejar dengan pelatih catatan berganda dan lejar dan menguji keseluruhan topik dalam set latihan bukti sumber.
Ada pelajar yang boleh menamakan semua dokumen tetapi masih salah memasukkan jumlah. Guru kami bekerja daripada kesilapan anda sendiri dalam tuisyen Perakaunan dalam talian satu dengan satu.