Belian kredit mula-mula dicatat dalam buku harian belian (purchases day book), daripada invois pembekal, kemudian dipos ke dua tempat: akaun belian dan akaun pembekal. Hanya barang yang dibeli untuk dijual semula, secara kredit layak masuk buku ini.
Kemahiran ini sebahagian daripada bukti sumber dan catatan asal. Anda sepatutnya sudah tahu kesan invois pada jumlah terhutang.
Apakah fungsi buku harian belian?
Ia sebuah senarai, bukan akaun lejar. Tugasnya mengumpul semua invois belian kredit mengikut tarikh supaya anda pos satu jumlah ke akaun belian dan bukannya satu catatan bagi setiap invois.
Setiap baris mengambil empat perkara daripada invois: tarikh, pembekal, nombor invois dan jumlah bersih selepas diskaun perdagangan.
Bagaimana merekod dan mengepos?
- Semak invois itu untuk barang yang dijual semula dan secara kredit.
- Tulis satu baris dalam buku harian dengan jumlah bersih.
- Jumlahkan lajur pada hujung bulan.
- Pos jumlah itu sebagai debit dalam akaun belian, dalam lejar am.
- Pos setiap invois sebagai kredit dalam akaun pembekal itu, dalam lejar pemiutang.
- Semak bahawa kredit kepada pembekal berjumlah sama dengan debit kepada belian.
Contoh berlangkah
Aina Stationery menerima dokumen ini pada bulan Mac. Semuanya secara kredit.
- 1 Mac: invois 2041 daripada Bintang Paper Supplies, RM480 harga senarai tolak diskaun perdagangan 10%.
- 5 Mac: invois K-118 daripada Kasih Pens Trading, 25 kotak pen pada harga RM14, tolak 10%.
- 12 Mac: invois 2067 daripada Bintang, 30 fail pada harga RM6.50, tolak 10%.
Jumlah bersih. Invois 2041: 480 − 48 = RM432.00. Invois K-118: 25 × 14 = 350, tolak 35, maka RM315.00. Invois 2067: 30 × 6.50 = 195, tolak 19.50, maka RM175.50.
Buku harian belian, Mac
| Tarikh | Pembekal | Invois | Jumlah bersih (RM) |
|---|---|---|---|
| 1 Mac | Bintang Paper Supplies | 2041 | 432.00 |
| 5 Mac | Kasih Pens Trading | K-118 | 315.00 |
| 12 Mac | Bintang Paper Supplies | 2067 | 175.50 |
| Jumlah | 922.50 |
Pengeposan. Akaun belian, bahagian debit: 31 Mac, buku harian belian, RM922.50.
Lejar pemiutang, bahagian kredit:
| Akaun | Tarikh | Butiran | Kredit (RM) |
|---|---|---|---|
| Bintang Paper Supplies | 1 Mac | Buku harian belian | 432.00 |
| Bintang Paper Supplies | 12 Mac | Buku harian belian | 175.50 |
| Kasih Pens Trading | 5 Mac | Buku harian belian | 315.00 |
Baki Bintang ialah 432.00 + 175.50 = RM607.50. Menambah RM315.00 milik Kasih menghasilkan 922.50, yang sama dengan debit kepada belian. Catatan berganda seimbang.
Semak kiraan dengan cara kedua: 432 + 315 = 747, dan 747 + 175.50 = 922.50.
Kesilapan yang perlu dielakkan
Kesilapan lazim ialah memasukkan setiap invois ke dalam buku harian belian, termasuk satu untuk sesuatu yang akan disimpan oleh perniagaan.
Catatan yang salah: Pada 20 Mac, Aina menerima invois 77 bernilai RM640 daripada Nadi Office Furniture untuk sebuah kerusi pejabat. Pelajar menambahnya ke dalam buku harian, menjadikan jumlahnya RM1,562.50.
Kerusi tidak dibeli untuk dijual semula. Ia aset bukan semasa, maka belian terlebih nyata sebanyak RM640.
Pembetulannya ialah bertanya “adakah ini akan dijual semula, atau digunakan di sini?” Kerusi dicatat melalui jurnal, dengan pembekal dikredit dan akaun aset didebit, dan jumlah buku harian kekal RM922.50.
Semak kendiri
Cuba soalan ini, kemudian buka setiap jawapan.
1. Sebuah buku harian mempunyai invois bersih RM120.00, RM85.50 dan RM214.50. Apakah yang dipos ke akaun belian, dan pada bahagian mana?
Lihat jawapan
Jumlah = 120.00 + 85.50 + 214.50 = RM420.00, dipos ke bahagian debit akaun belian.
2. Invois pembekal menunjukkan 10 kotak pada harga RM30, tolak diskaun perdagangan 20%. Apakah yang dicatat dalam buku harian?
Lihat jawapan
Senarai 10 × 30 = 300. Diskaun 20% daripada 300 = 60. Bersih = RM240.
3. Adakah mesin fotokopi yang dibeli secara kredit untuk kedai dicatat dalam buku harian belian?
Lihat jawapan
Tidak. Ia disimpan untuk kegunaan, bukan untuk dijual semula, maka ia aset bukan semasa dan bukan belian.
Ke mana seterusnya
Barang yang dipulangkan mengubah gambaran ini, jadi baca mengendalikan barang yang dipulangkan tanpa menyongsangkan akaun yang salah seterusnya. Pelatih catatan berganda dan lejar membolehkan anda menguji pengeposan pada contoh anda sendiri.
Jika jumlah anda seimbang dalam kelas tetapi tersilap dalam soalan yang tidak biasa, tuisyen Perakaunan dalam talian satu dengan satu boleh membantu guru mencari langkah tepat yang tergelincir.