Sesuatu ralat memerlukan akaun penggantungan hanya apabila ia menjadikan jumlah debit berbeza daripada jumlah kredit. Jika imbangan duga masih sama walaupun ada ralat, anda membetulkan buku secara terus dan akaun penggantungan tidak terlibat.
Kemahiran ini berada di permulaan akaun penggantungan dan pembetulan ralat dan bersambung daripada apa yang boleh dan tidak boleh ditunjukkan oleh imbangan duga.
Apakah satu soalan yang menentukannya?
Tanya: “Jika saya telah mencatat kesilapan ini dan menjumlahkan setiap akaun, adakah debit masih sama dengan kredit?” Jika ya, ralat itu tidak menjejaskan imbangan duga dan anda membetulkannya dengan entri jurnal. Jika tidak, jumlahnya berbeza dan perbezaan itu disimpan dalam akaun penggantungan sehingga puncanya ditemui.
Ralat mengekalkan jumlah yang sama apabila entri yang salah itu masih satu catatan berganda lengkap: satu debit dan satu kredit dengan amaun yang sama, walaupun masuk ke akaun yang salah atau kedua-duanya tertinggal bersama. Ralat merosakkan jumlah apabila satu sebelah tiada, atau kedua-dua sebelah membawa amaun berbeza.
Bagaimanakah ralat biasa dikelaskan?
| Ralat | Apa yang berlaku | Jumlah masih sama? |
|---|---|---|
| Ketinggalan (omission) | Seluruh urus niaga tidak pernah direkod | Ya |
| Komisen (commission) | Amaun betul, akaun salah dalam golongan yang sama | Ya |
| Prinsip (principle) | Golongan akaun salah, contohnya aset dianggap perbelanjaan | Ya |
| Catatan asal (original entry) | Amaun salah dicatat pada kedua-dua sebelah | Ya |
| Songsang (reversal) | Debit dan kredit bertukar tempat | Ya |
| Saling mengimbangi (compensating) | Dua ralat sama besar yang membatalkan satu sama lain | Ya |
| Catatan sebelah sahaja | Hanya debit atau hanya kredit dicatat | Tidak |
| Amaun berbeza | Debit dan kredit dicatat dengan amaun tidak sama | Tidak |
Semak laman sukatan pelajaran Cambridge IGCSE Accounting 0452 untuk tahun peperiksaan anda bagi senarai jenis ralat yang tepat, kerana susunan perkataannya boleh berubah antara versi.
Contoh berlangkah
Melur Books menemui enam ralat selepas imbangan duga tidak sama. Tentukan yang mana memerlukan akaun penggantungan.
- Jualan kredit RM 520 kepada seorang pelanggan tidak pernah direkod di mana-mana.
- Bil elektrik RM 120 didebitkan ke akaun sewa.
- Van penghantaran bernilai RM 8,000 didebitkan ke akaun pembelian.
- Penerimaan RM 250 daripada pelanggan didebitkan dalam buku tunai, tetapi kredit ke akaun pelanggan tidak pernah dicatat.
- Invois pembelian RM 480 dicatat sebagai RM 840 dalam akaun pembelian dan akaun pembekal.
- Invois jualan RM 640 didebitkan kepada pelanggan sebanyak RM 640 tetapi dikreditkan ke jualan sebanyak RM 460.
Langkah 1, uji setiap ralat dengan soalan itu.
- Ralat 1: tiada apa-apa dicatat, jadi debit dan kredit sama-sama kurang RM 520. Jumlah sama, ketinggalan, tiada akaun penggantungan.
- Ralat 2: debit berpindah daripada sewa ke elektrik, kedua-duanya perbelanjaan. Jumlah sama, komisen, tiada akaun penggantungan.
- Ralat 3: aset bukan semasa dianggap perbelanjaan perniagaan. Jumlah sama, prinsip, tiada akaun penggantungan.
- Ralat 4: debit RM 250 dicatat tetapi kredit tidak. Jumlah berbeza, maka akaun penggantungan.
- Ralat 5: angka salah yang sama, RM 840, muncul pada kedua-dua sebelah. Jumlah sama, catatan asal, tiada akaun penggantungan.
- Ralat 6: debit RM 640 berbanding kredit RM 460. Jumlah berbeza RM 180, maka akaun penggantungan.
Langkah 2, cari baki akaun penggantungan. Ralat 4 menjadikan debit lebih besar RM 250 daripada kredit. Ralat 6 menjadikan debit lebih besar RM 180. Bersama-sama, debit melebihi kredit sebanyak 250 + 180 = RM 430.
Langkah 3, tentukan sebelah. Sebelah kredit memerlukan RM 430 untuk menjadi sama, maka akaun penggantungan mempunyai baki kredit RM 430.
Semak: jika jumlah debit ialah RM 77,000 sebelum akaun penggantungan, jumlah kredit ialah RM 76,570 dan akaun penggantungan menambah RM 430 pada sebelah kredit. 76,570 + 430 = 77,000.
Kesilapan yang perlu diawasi
Kesilapan lazim ialah memasukkan setiap ralat ke dalam akaun penggantungan kerana “ada sesuatu yang salah”.
Pembetulan yang salah untuk ralat 3: Debit Suspense RM 8,000, kredit Purchases RM 8,000.
Pelajar melihat ralat dan terus menggunakan akaun penggantungan. Namun imbangan duga sudah sama untuk ralat ini, jadi akaun penggantungan mencipta perbezaan yang sebelum ini tidak wujud.
Entri yang betul ialah jurnal terus: debit Motor vehicles RM 8,000, kredit Purchases RM 8,000. Gunakan akaun penggantungan hanya apabila soalan menunjukkan jumlah tidak sama, atau apabila hanya satu sebelah entri tersedia.
Semak diri anda
Cuba soalan ini di atas kertas, kemudian buka setiap jawapan.
1. Bayaran RM 75 untuk alat tulis dikreditkan ke tunai tetapi tidak pernah didebitkan ke akaun alat tulis. Adakah ia memerlukan akaun penggantungan, dan di sebelah mana bakinya?
Lihat jawapan
Ya. Kredit sudah dicatat, debit belum, jadi kredit melebihi debit sebanyak RM 75. Akaun penggantungan mempunyai baki debit RM 75 supaya jumlah sama.
2. Sewa RM 400 didebitkan ke akaun insurans dan bukannya akaun sewa, dan kredit tunai adalah betul. Akaun penggantungan atau pembetulan terus?
Lihat jawapan
Pembetulan terus. Debit dan kredit kedua-duanya ada dan sama, jadi ini ralat komisen. Debit Rent RM 400, kredit Insurance RM 400.
3. Jualan RM 900 didebitkan kepada pelanggan sebanyak RM 900 tetapi dikreditkan ke akaun jualan sebanyak RM 990. Di sebelah mana akaun penggantungan dan berapa jumlahnya?
Lihat jawapan
Kredit lebih besar RM 90 daripada debit (990 − 900). Akaun penggantungan mempunyai baki debit RM 90.
Langkah seterusnya
Setelah anda boleh mengasingkan ralat dengan cepat, latih entri itu sendiri dalam menulis entri pembetulan tanpa mengulang ralat asal, dan gunakan pelatih catatan berganda dan lejar untuk menguji ke mana setiap sebelah pergi. Kemudian cuba set latihan akaun penggantungan dan pembetulan ralat.
Sesetengah pelajar dapat mengasingkan senarai dengan betul tetapi kehilangan markah apabila dua ralat muncul serentak. Corak seperti itulah yang diperhatikan oleh guru kami dalam tuisyen Accounting dalam talian satu dengan satu.