Untuk memilih kaedah komunikasi, mulakan dengan khalayak dan mesej, bukan dengan kaedahnya. Tanya berapa ramai orang yang memerlukannya, berapa cepat, sejauh mana terperinci, sama ada ia peribadi, sama ada rekod diperlukan dan apakah kosnya. Kaedah yang paling sesuai ialah yang memadankan jawapan itu bagi kes ini.
Pelajaran ini mengikuti mengenal pasti penghalang komunikasi daripada bukti, kerana memilih kaedah yang betul ialah cara perniagaan mengelakkan banyak penghalang. Ia sebahagian daripada organisasi dan komunikasi.
Apakah yang perlu disemak sebelum memilih?
Enam soalan merangkumi kebanyakan kes:
- Berapa ramai orang? Seorang, pasukan kecil atau seluruh tenaga kerja.
- Sejauh mana mendesak? Diperlukan dalam sejam, atau pada minggu depan.
- Sejauh mana rumit? Fakta ringkas atau prosedur terperinci.
- Adakah ia peribadi? Sesetengah mesej tidak patut dilihat semua orang.
- Adakah rekod diperlukan? Peraturan keselamatan, amaran dan perubahan dasar patut disimpan secara bertulis.
- Berapakah kosnya? Pencetakan, perjalanan, masa yang diambil daripada kerja.
Kemudian padankan jawapan dengan kaedah: bertulis untuk butiran dan rekod, lisan untuk kesegeraan dan kepekaan, visual untuk arahan ringkas yang berulang, elektronik untuk kelajuan dan khalayak besar.
Contoh berlangkah
Pasar Raya Teratai ialah sebuah pasar raya serbaneka di Kuantan dengan 120 kakitangan. Dalam seminggu, pemilik perlu menghantar tiga mesej:
| Mesej | Khalayak |
|---|---|
| Perubahan susun atur kedai, dengan pelan terperinci | 6 pengurus jabatan |
| Waktu tutup berubah daripada 10:00 malam kepada 9:30 malam bermula esok | Kesemua 120 kakitangan |
| Amaran rasmi tentang kelewatan berulang | 1 pekerja |
Mesej 1, perubahan susun atur. Khalayak kecil, kandungan terperinci dan pengurus akan bertanya soalan. Mesyuarat membolehkan soalan, dan ringkasan bertulis selepas itu memberi rekod untuk dirujuk kemudian.
Mesej 2, waktu tutup. Khalayak besar dan perubahan bermula esok. Mesej kumpulan ke telefon kakitangan, diikuti taklimat ringkas pada awal setiap syif, sampai kepada semua orang dengan cepat dan membolehkan penyelia mengesahkan kakitangan faham. Memo bercetak akan menelan kos 120 salinan × 2 muka surat × RM0.10 = 240 muka surat × RM0.10 = RM24 dan mungkin terlepas pandang.
Mesej 3, amaran rasmi. Mesej ini peribadi dan serius. Pertemuan bersemuka secara persendirian, diikuti surat untuk fail pekerja, memastikan kerahsiaan dan mewujudkan rekod.
Penilaian. Tiada satu kaedah yang sesuai untuk ketiga-tiga mesej. Pilihan berubah kerana saiz khalayak, kesegeraan dan kerahsiaan berubah.
Kesilapan yang perlu dielakkan
Satu kesilapan lazim ialah memilih satu kaedah untuk semua dan memujinya secara umum.
Jawapan yang salah: “E-mel ialah kaedah yang tepat kerana ia pantas, murah dan menyimpan rekod, jadi Pasar Raya Teratai patut menggunakan e-mel untuk ketiga-tiga mesej.”
E-mel mungkin sesuai untuk mesej kedua, tetapi ia cara yang lemah untuk menyampaikan amaran rasmi, kerana nadanya dingin dan mesej boleh dimajukan kepada orang lain. Ia juga mungkin tidak sampai kepada kakitangan lantai kedai yang tidak menggunakan komputer semasa syif.
Pembetulan: “Mesej kumpulan dengan taklimat syif sesuai untuk perubahan waktu tutup kerana ia mendesak dan sampai kepada 120 orang. Amaran rasmi patut diberi dalam pertemuan persendirian kemudian disahkan dalam surat, kerana ia sulit dan memerlukan rekod.”
Semak sendiri
1. Tiga pemandu penghantaran berada di jalan raya, dan laluan mesti berubah dalam masa sejam. Kaedah mana yang sesuai, dan mengapa?
Tunjukkan jawapan
Panggilan telefon atau mesej terus. Khalayaknya kecil, mesej mendesak dan pemandu perlu membalas serta-merta. Surat atau notis akan tiba terlalu lewat.
2. Sebuah syarikat mengubah dasar cuti. Beri satu sebab untuk menulis dasar baharu dan satu sebab untuk turut mengadakan mesyuarat.
Tunjukkan jawapan
Penulisan memberi rekod yang jelas yang boleh disemak semua orang kemudian. Mesyuarat membolehkan kakitangan bertanya soalan dan membolehkan pengurus melihat sama ada perubahan itu difahami.
3. Sebuah kilang mencetak notis 3 muka surat untuk 80 kakitangan pada RM0.08 satu muka surat. Berapakah kos pencetakan?
Tunjukkan jawapan
80 × 3 = 240 muka surat. 240 × RM0.08 = RM19.20. Semak: 240 × 0.08 = 19.2.
Ke mana selepas ini?
Dengan pilihan kaedah di tangan, teruskan dengan membandingkan keputusan berpusat dan diwakilkan dalam satu kes, tempat komunikasi dan struktur bertemu. Kemudian uji diri dengan set latihan organisasi dan komunikasi. Apabila kes memberi angka pencetakan, gaji atau jualan, jambatan tunai lawan untung dan alat nisbah membantu anda menyusun aritmetik.
Ada pelajar yang boleh menerangkan setiap kaedah tetapi sukar mewajarkan pilihan untuk khalayak yang dinamakan. Corak inilah yang dicari oleh guru kami dalam tuisyen Business satu dengan satu dalam talian.