选择沟通方式时，先看对象和信息，而不是先看方式本身。问清楚：需要多少人知道、多快、多详细、是否私密、是否需要记录、成本多少。最合适的方式，就是最符合这些答案的那一种。
这一课接在从证据找出沟通障碍之后，因为选对方式正是企业避开许多障碍的办法。它属于组织与沟通单元。
选择之前要检查什么？
六个问题涵盖大多数案例：
- **有多少人？**一个人、一个小团队，还是整个员工队伍。
- **多紧急？**一小时内需要，还是下周之前。
- **多复杂？**一个简短事实，还是一套详细程序。
- **是否私密？**有些信息不应让所有人看到。
- **是否需要记录？**安全规定、警告和政策改变应该留下书面记录。
- **成本多少？**印刷、交通，以及占用工作的时间。
然后把答案对应到方式：要详细和记录就用书面，要紧急和敏感就用口头，简单而重复的指示用视觉，要速度和大批对象就用电子。
例题
Pasar Raya Teratai 是关丹的一家百货商店，有 120 名员工。某一周，老板需要发出三条信息：
| 信息 | 对象 |
|---|---|
| 商店布局的改动，附详细图纸 | 6 位部门经理 |
| 从明天起，打烊时间由晚上 10:00 改为 9:30 | 全部 120 名员工 |
| 针对屡次迟到的正式警告 | 1 名员工 |
信息 1，布局改动。对象少，内容详细，经理会提问。开会可以让大家提问，会后再发书面摘要，留下日后可查的记录。
信息 2，打烊时间。对象多，而且从明天开始生效。向员工手机发群组信息，再在每个班次开始时做简短说明，能快速传到每个人，也让主管确认员工是否明白。印发备忘录的成本是 120 份 × 2 页 × RM0.10 = 240 页 × RM0.10 = RM24，而且可能被忽略。
信息 3，正式警告。信息私密而严肃。私下面谈，再给一封信函存入员工档案，既保密又留下记录。
**判断。**没有一种方式适合全部三条信息。选择之所以不同，是因为对象人数、紧急程度和私密程度不同。
要避开的错误
常见的错误是所有信息都用同一种方式，并泛泛地称赞它。
错误答案：“电邮是最合适的方式，因为它快、便宜，又留有记录，所以 Pasar Raya Teratai 应该用电邮传达全部三条信息。”
电邮也许适合第二条信息，但用来传达正式警告并不好，因为语气冷淡，而且可能被转发给别人。它也未必能传到轮班时不使用电脑的店面员工。
更正：“群组信息加上班次说明适合打烊时间的改动，因为它紧急，又要传给 120 人。正式警告应该私下面谈，再用信函确认，因为它涉及隐私并需要记录。”
自我检测
1. 三位送货司机在路上，路线必须在一小时内改变。哪种方式最合适？为什么？
显示答案
**电话或直接发信息。**对象少，信息紧急，司机需要马上回应。信函或通告会来得太晚。
2. 一家公司更改了休假政策。说出把新政策写成书面的一个理由，以及同时开会的一个理由。
显示答案
书面提供清楚的记录，大家日后都可以查阅。开会让员工提问，也让经理看出改动是否被理解。
3. 一家工厂为 80 名员工印 3 页通告，每页 RM0.08。印刷成本是多少？
显示答案
80 × 3 = 240 页。240 × RM0.08 = RM19.20。检查：240 × 0.08 = 19.2。
接下来学什么？
掌握了方式的选择后，继续学比较案例中的集权与授权决策，那里是沟通与结构的交会点。然后用组织与沟通练习题测试自己。当案例给出印刷、薪水或销售数字时，现金与利润对照工具和比率工具可以帮你整理计算。
有些学生能描述每一种方式，却很难为指定对象说明选择的理由。这正是我们的老师在一对一线上商业补习中会留意的情况。