Untuk merangkumi semua perkara yang diminta, tukarkan setiap titik dalam tugasan kepada satu atau dua ayat yang jelas dalam e-mel anda, dengan butiran khusus dalam setiap satu. Pembaca sepatutnya boleh menanda setiap perkara tanpa perlu mencari.
Kemahiran ini ialah asas bagi komunikasi e-mel. Setiap kemahiran lain dalam modul hanya berfungsi selepas isi lengkap.
Mengapa pelajar tertinggal perkara?
Tugasan biasanya ialah situasi ringkas dan senarai perkara yang perlu dimasukkan. Apabila masa terhad, pelajar membaca situasi dan mula menulis tentang topik, lalu senarai itu terlupa. E-mel berbunyi semula jadi, tetapi pembaca tidak menerima maklumat yang diminta tugasan.
Penyelesaiannya bukan menulis lebih banyak. Ia ialah merancang selama tiga puluh saat sebelum menulis.
Cara merangkumi setiap perkara, langkah demi langkah
- Garis bawah perkara. Tandakan setiap perkara yang tugasan suruh anda nyatakan, tanyakan atau jelaskan. Kira bilangannya.
- Catat satu butiran bagi setiap perkara. Dua atau tiga perkataan di margin: tempat, masa, sebab, soalan.
- Tulis pembukaan pendek. Satu ayat: anda menulis kepada siapa dan mengapa.
- Beri setiap perkara satu atau dua ayat sendiri. Mulakan ayat supaya perkara itu jelas, contohnya “The meeting will be in the library.”
- Tutup dengan langkah seterusnya. Apa yang pembaca perlu lakukan atau jangka?
- Tanda perkara berbanding e-mel anda. Semak bilangan daripada langkah 1.
Contoh berlangkah
Tugasan yang ditulis khas untuk halaman ini: “Your school is holding a book sale to raise money for a new sports field. Write an email to your English teacher, Mr Tan. Say: which books you will donate, why you want to help, when you can bring them, and what help you need with transport.”
Langkah 1, garis bawah dan kira: empat perkara. Buku, sebab, masa, pengangkutan.
Langkah 2, catat butiran: dua belas buku cerita dan dua kamus; padang kami penuh lubang; hari Rabu selepas sekolah; tiada kereta.
Langkah 3 hingga 6, tulis:
Dear Mr Tan,
I am writing about the book sale. I would like to donate twelve story books and two dictionaries that I no longer use. I want to help because our sports field is full of holes and students sometimes get injured on it. I can bring the books on Wednesday after school, at about 3.30 p.m. Unfortunately my family has no car, so could you tell me whether a teacher could collect the box from the school gate, or whether I should ask a friend to help me carry it?
Thank you for organising this.
Yours sincerely, Aisyah
Empat perkara, empat ayat yang jelas, setiap satu dengan butiran. Pembaca boleh bertindak serta-merta.
Kesilapan yang perlu diawasi
Kesilapan lazim ialah menulis satu perenggan yang kaya tentang satu perkara dan melangkau yang lain.
Draf yang silap: “Dear Mr Tan, I am so excited about the book sale. I love reading and I have read more than fifty books this year. My favourite is about a girl who sails around the world. I would like to donate some books.”
Pelajar menulis dengan mesra, tetapi sebab membantu tidak jelas, tiada masa dan tiada sebutan tentang pengangkutan. Hanya satu daripada empat perkara dijawab, dan itu pun separuh.
Pembetulannya ialah kembali kepada senarai empat perkara dan bertanya “di mana ini dalam e-mel saya?” bagi setiap satu. Buang butiran tentang buku kegemaran dan gantikan dengan perkara yang tertinggal.
Semak sendiri
1. Tugasan: “Write to your friend Hana. Say where you will meet, what time the film starts and whether she should bring money.” Senaraikan perkara, kemudian tulis bahagian tengah e-mel dalam tiga ayat.
Lihat jawapan
Tiga perkara: tempat berjumpa, masa filem bermula, wang. Jawapan yang mungkin: “We will meet outside the cinema entrance at the shopping mall. The film starts at 4 p.m., so please arrive by 3.45 p.m. Bring about RM20 for the ticket and a drink.”
2. Tugasan meminta tarikh, tempat dan harga. Perkara mana yang tertinggal di sini? “The concert is on 14 March at the town hall. I am sure you will enjoy it.”
Lihat jawapan
Harga tertinggal. Tarikh (14 March) dan tempat (the town hall) kedua-duanya telah diberi.
3. Mengapa “I will bring food” ialah jawapan yang lemah bagi perkara yang bertanya apa yang anda akan bawa?
Lihat jawapan
Ia hanya menyebut kategori tanpa butiran. Jawapan yang lebih kukuh menyatakan makanan apa dan berapa banyak, contohnya “I will bring a plate of fried noodles for four people”.
Seterusnya
Apabila e-mel anda lengkap, langkah seterusnya ialah menyesuaikan nada dengan pembaca dalam membuka dan menutup dengan formaliti yang sesuai. Apabila sedia, uji seluruh modul dalam set latihan komunikasi e-mel. Studio pemilihan ringkasan dan parafrasa membantu anda berlatih memilih hanya perkara yang relevan.
Sesetengah pelajar merancang dengan baik dalam kelas tetapi kehilangan satu perkara apabila masa terhad. Guru yang memerhati anda menulis boleh mengesan tabiat itu dengan cepat, dan itulah tujuan tuisyen English as a Second Language dalam talian satu dengan satu kami.