赊购先根据供应商发票记入采购日记账（purchases day book），然后过入两个地方：采购账户和供应商账户。只有为转售而赊购的货物才属于这本簿。
这项技能属于原始凭证与原始记账。学这一课之前，你应当已经明白发票如何影响欠款。
采购日记账有什么作用？
它是一份清单，不是分类账账户。它的作用是按日期收集所有赊购发票，这样你只需向采购账户过一个合计，而不用每张发票过一次账。
每一行取自发票的四项内容：日期、供应商、发票号码，以及扣除商业折扣后的净额。
怎样记录和过账？
- 确认发票上的货物是用来转售的，而且是赊购。
- 在日记账中写一行，记入净额。
- 月底把该栏相加。
- 把合计过入总分类账里采购账户的借方。
- 把每张发票过入应付账款分类账中该供应商账户的贷方。
- 核对各供应商的贷方合计是否等于采购的借方。
例题
Aina Stationery 在三月收到以下单据，全部是赊购。
- 3 月 1 日：Bintang Paper Supplies 的发票 2041，标价 RM480，减 10% 商业折扣。
- 3 月 5 日：Kasih Pens Trading 的发票 K-118，25 盒笔，每盒 RM14，减 10%。
- 3 月 12 日：Bintang 的发票 2067，30 个文件夹，每个 RM6.50，减 10%。
净额。 发票 2041：480 − 48 = RM432.00。发票 K-118：25 × 14 = 350，减 35，得 RM315.00。发票 2067：30 × 6.50 = 195，减 19.50，得 RM175.50。
采购日记账，三月
| 日期 | 供应商 | 发票 | 净额（RM） |
|---|---|---|---|
| 3 月 1 日 | Bintang Paper Supplies | 2041 | 432.00 |
| 3 月 5 日 | Kasih Pens Trading | K-118 | 315.00 |
| 3 月 12 日 | Bintang Paper Supplies | 2067 | 175.50 |
| 合计 | 922.50 |
过账。 采购账户，借方：3 月 31 日，采购日记账，RM922.50。
应付账款分类账，贷方：
| 账户 | 日期 | 摘要 | 贷方（RM） |
|---|---|---|---|
| Bintang Paper Supplies | 3 月 1 日 | 采购日记账 | 432.00 |
| Bintang Paper Supplies | 3 月 12 日 | 采购日记账 | 175.50 |
| Kasih Pens Trading | 3 月 5 日 | 采购日记账 | 315.00 |
Bintang 的余额是 432.00 + 175.50 = RM607.50。再加上 Kasih 的 RM315.00，得 922.50，等于采购的借方。复式记账平衡。
用第二种方法核对：432 + 315 = 747，747 + 175.50 = 922.50。
要小心的错误
常见的失误是把每张发票都记入采购日记账，包括企业要留下自用的东西。
错误的分录： 3 月 20 日，Aina 收到 Nadi Office Furniture 的发票 77，金额 RM640，购买一张办公椅。学生把它加进日记账，使合计变成 RM1,562.50。
椅子不是为转售而买的。它是非流动资产，所以采购被多记了 RM640。
更正方法是先问”这是要转卖，还是要留在这里用？“椅子通过日记账记录，贷记供应商，借记资产账户，采购日记账的合计仍是 RM922.50。
自我检测
先自己做，再打开答案。
1. 某日记账中的净额发票是 RM120.00、RM85.50 和 RM214.50。过入采购账户的是多少？在哪一方？
查看答案
合计 = 120.00 + 85.50 + 214.50 = RM420.00，过入采购账户的借方。
2. 某供应商发票显示 10 盒，每盒 RM30，减 20% 商业折扣。日记账中应记入多少？
查看答案
标价 10 × 30 = 300。折扣 300 的 20% = 60。净额 = RM240。
3. 为店里赊购的一台复印机，要记入采购日记账吗？
查看答案
不要。 它是留着使用的，不是转售，所以是非流动资产，不是采购。
接下来学什么
退货会改变这幅图景，所以接下来请读处理退货而不冲错账户。你可以用复式记账与分类账训练器，在自己出的例子上测试过账。
如果课堂上的合计都能平衡，遇到陌生题目却出错，线上一对一会计补习可以让老师帮你找出究竟是哪一步滑了手。