确定职位，就是写下这份工作包含什么，以及什么样的人能做好它。第一份清单是职位描述（job description），第二份是人员规格（person specification）。
两者都是招聘广告的基础，所以只要案例描述企业在招人，它们就会出现。
这项技能是招聘与培训的起点，因为之后到哪里找人、培训多少，都取决于它。
为什么要从工作开始，而不是从人开始？
如果企业没有清晰的任务清单就去招人，最后往往是看谁面试表现好。任务清单让每位应聘者面对同样公平的标准。
就像点餐，你先想好要吃什么，再看菜单。职位也是一样：先有任务，再找合适的人。
确定职位的步骤
- 列出任务。 写下员工每天或每周要做什么。这就是职位描述，同时包括时间、地点和向谁汇报。
- 把任务转成技能。 对每项任务问：做这件事需要什么？修理变速器需要机械技能。
- 只在工作需要时才加上资格和经验。
- 分成必备与加分。 必备是指没有它就无法安全或正确地完成工作。
- 删掉不相关的内容。 如果一项要求无法对应到任何任务，就删掉。
例题详解
槟城乔治市的 Kedai Basikal Tan 单车店需要一位维修助理。老板 Tan 先生写下笔记：“修单车、跟顾客说话、星期二到星期日早上 9 点到下午 6 点开店、必须修过单车、擅长与人相处、自己有车、25 岁以下、有单车维修证书的话更好。”
第一步，职位描述的项目： 维修和保养单车；在柜台回答顾客问题；星期二至星期日，早上 9 点至下午 6 点上班。
第二步，人员规格的项目： 有修理单车的经验（技能与经验）；对顾客沟通有礼。
第三步，必备还是加分： 修理经验是必备，因为主要任务是修理。维修证书是加分，因为这份工作可以在店里学。
第四步，检验其余项目。 “自己有车”对店里的工作没有必要，所以删掉。“25 岁以下”不对应任何任务，还会把能做好这份工作的人挡在门外，也删掉。
最终规格： 这个职位是维修助理，负责修理单车和服务顾客，每周六天。应聘者必须有单车维修经验和有礼的态度。维修证书是加分。
注意，留下来的每一项都能对应到某项任务。
要留意的错误
常见的失误是把两份清单混在一起，加入不属于这份工作的要求。
错误答案： “维修助理的职位描述写明，应聘者必须 25 岁以下并且有车。”
这些是个人资料，不是任务。它们还把能做好工作的人拒之门外。
改正的方法是：任务放在职位描述，技能放在人员规格。然后拿人员规格的每一行去对照一项任务。如果说不出对应的任务，这一行就不相关。
自我检测
先不看笔记试做，再打开答案核对。
1. 把下列各项分为职位描述（JD）或人员规格（PS）：(a) 下午 6 点锁店门；(b) 三年单车维修经验；(c) 对顾客态度友善；(d) 每个星期一订购零件。
查看答案
(a) JD，是任务。(b) PS，是经验。(c) PS，是个人特质。(d) JD，是任务。
2. 关丹的 Warung Laut Biru 招聘厨师，其中一项要求是“必须有海洋生物学学位”。这项要求相关吗？用一句话说明。
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这项要求不相关，因为做菜不需要海洋生物学学位。烹饪经验或食品卫生证书才与任务直接相关。
3. 亚庇的一家咖啡店想请一位兼职咖啡师。各提出一项必备和一项加分的要求，并说明为什么属于该类。
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必备：会操作意式咖啡机，因为做咖啡是主要任务。加分：咖啡师证书，因为咖啡店可以在工作中教这些技能。其他合理的答案，只要把要求连到任务并说明分类理由，也可以。
下一步
当你能写出清晰的规格后，继续学习比较内部与外部招聘，决定到哪里找人。当案例给出广告或招聘费用时，附解读限制的比率工具可以帮你练习仔细读数字。然后用招聘与培训练习题组检测整个课题。
有些学生写出很长的人员规格，听起来很完整，却无法对应回工作。这正是我们的老师在商业线上一对一补习中会留意的模式。