清单把任务变成一组“是或否”的检验。对照原清单检查成品,意思是用实际文件去测试每项要求,而不是凭你对工作过程的记忆。
这是文件编辑与校对的收尾步骤,也连接到文件整理与证据里的证据习惯。它还能抓出前面几课的问题,例如不小心的查找与替换改动,以及手动做的样式。
为什么需要最后检查?
修改之间会互相影响。改一个标题可能把文字推到新的一页。替换一个词可能改变行的长度。十分钟前满足的要求,可能悄悄变得不满足。
最后检查也是唯一一次,你把整份文件对照整份任务来看,而不是一次只看一处改动。
步骤
- 在开始编辑前建立清单,每条指示一行“是或否”。
- 编辑文件,完成一项就在笔记里划掉一项。
- 保存最终版本,然后重新打开。
- 逐行检验,对照文件标记是、否或不确定。
- 改正每一个“否”,然后重新检验整份清单,因为一处修改可能弄坏另一项。
- 记录结果,例如首次检查 9 项中满足 7 项,修改后 9 项全部满足。
例题
一份虚构的俱乐部通知任务有 9 项要求,写成清单。
| # | 要求 | 首次检查 |
|---|---|---|
| 1 | 标题 “Book Sale” 在顶部并居中 | 是 |
| 2 | 日期与便条一致:Saturday 14 March | 是 |
| 3 | 房间与便条一致:Room 4 | 是 |
| 4 | 3 个标题全部使用标题样式 | 否 |
| 5 | 图片存在并靠右对齐 | 是 |
| 6 | 来源行在表格下方 | 是 |
| 7 | 表格有标题行 | 是 |
| 8 | 通知可放进一页 | 否 |
| 9 | 没有拼写错误 | 是 |
计数: 7 个“是”,2 个“否”,所以 9 项要求中满足 7 项。
两项失败的原因: 点进第三个标题,显示正文样式,说明它是手动格式化的。溢出到第二页,是这个手动标题多出的行距,加上两个空段落造成的。
修正: 给第三个标题套用标题样式,并删除两个空段落。重新检验全部:第 4 项现在是“是”,通知可放进一页,所以第 8 项也是“是”。其余 7 项仍然是“是”,共 9 项中的 9 项。
要提防的错误
学生改好第 4 项并打了勾,却没有重新检验其他项目。
错误结果: 第 4 项改好了,但标题的改动把来源行推到第二页,第 6 项现在不满足,却没有人发现。
学生以为一处修改只影响一个项目。正确做法是:每次修改后重新检验整份清单,而不只是你处理的那一行。
自测
1. 清单有 12 项。第一次检查后满足 9 项。需要修正几项?修正后应该重新检验几项?
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需要修正 3 项。修正后重新检验全部 12 项,因为修改可能影响原本已经满足的项目。
2. 任务写着 “include the club name in the footer”。页脚是空的,但俱乐部名称在标题里。要求满足了吗?
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没有。 要求明确指定页脚。名称出现在别处不算满足。
3. 为什么要打开已保存的文件,而不是检查屏幕上仍然打开的文件?
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已保存的文件才是会被提交的。打开它能确认修改已保存,也确认版面、页数和引用与你看到的一致。
接下来
你现在已经学完完整的编辑流程。用文件编辑练习把它们结合起来,并用ICT 实践任务与证据检查器对你自己的任务运行清单。把出错的地方记进错题记录与重测队列,以便之后重测。
如果你想让老师根据你实际的任务设计检查流程,我们的ICT 线上一对一补习可以包括这部分。