改正不一致的样式

当同一类文字总是显得一样，文件就是一致的。样式让这件事成为可能：你定义一次外观，套用，之后只在一处修改。不一致通常意味着有些文字是手动格式化的，没有用样式。

这是文件编辑与校对里的核心修正，延续了文件制作的页面设置和表格工作，以及图像、版面与样式中的样式概念。

为什么手动格式会带来麻烦？

直接格式盖在样式上面。如果标题是选中文字、加粗、放大做出来的，软件仍然把它当作正文。之后修改标题样式，它不会受影响。

页面看起来没问题，直到有人修改样式、加入目录，或切换到大纲视图。这时手动做的标题就显眼了，因为对软件来说它们从来不是标题。

改正的步骤

1. 读任务，记下要求的字体、大小、颜色和间距。
2. 点进每个标题、正文段落和列表项，查看样式名称。
3. 只定义一次样式。 按任务修改标题样式，不要逐个标题调整。
4. 对没有改变的内容重新套用样式。如果直接格式仍然盖过样式，先清除直接格式。
5. 用样式里的段前或段后间距取代空段落。
6. 再次扫描整份文件，包括文本框、表格、页眉和页脚。

例题

一份虚构的四页通讯有 6 个章节标题。任务要求：所有标题使用标题样式，设为 14 pt 加粗。

步骤 1，检查。 点进每个标题，发现 4 个用了标题样式，另外 2 个显示正文样式，是手动设为 16 pt 加粗的。

步骤 2，修改样式。 把标题样式设为 14 pt 加粗。4 个标题变成 14 pt，手动做的 2 个仍是 16 pt，所以文件里有两种大小。

步骤 3，重新套用。 选中剩下的 2 个标题，套用标题样式。如果仍显示 16 pt，先清除直接格式，再套用一次。

步骤 4，核实。 计算：4 + 2 = 6 个中的 6 个标题都带有样式，并显示 14 pt 加粗。

步骤 5，间距。 章节之间有 3 个空段落。删除它们，改为设置 12 pt 的段后间距。每处间距现在一样。

要提防的错误

学生把那两个不同的标题手动改成 14 pt。

错误的修正： 标题看起来一样了，但 6 个中仍有 2 个是手动格式。

页面看起来正确，学生就停手了。下次标题样式被修改时，这 2 个标题不会跟着变，问题又回来了。正确做法是套用样式，而不是模仿外观。

自测

1. 文件有 10 个标题，7 个用标题样式，3 个是手动格式。你把标题样式从 14 pt 改成 16 pt。有几个标题会变大？其余的该怎么办？

2. 为什么样式名称比标题的外观更可靠？

3. 某段落的额外空白是由 2 个空行造成的。更好的做法是什么？

接下来

样式一致后，学习区分校对与重新设计，这样你只改正错误，不做没有要求的改动。如果样式名称需要全文更新，可回头复习查找与替换。ICT 实践任务与证据检查器可以记录你改了什么。

如果你希望有人看着你的实际操作，指出手动格式在哪里悄悄混入，这正是ICT 线上一对一补习的一部分。